Una auditoría al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) permite determinar si una empresa está cumpliendo los requisitos establecidos en la normativa vigente, si los controles implementados realmente funcionan y qué aspectos deben mejorarse para prevenir accidentes, enfermedades laborales y posibles incumplimientos.
En Colombia, el Decreto 1072 de 2015 establece que el empleador debe realizar una auditoría anual del SG-SST, la cual debe ser planificada con la participación del COPASST o del Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, según corresponda. Además, cuando la auditoría es realizada por personal interno, este debe mantener independencia frente al proceso, área o actividad que está siendo evaluada.
Por esta razón, una auditoría del SG-SST no debe limitarse a revisar documentos. También debe comprobar que las políticas, procedimientos, controles, indicadores y actividades definidos por la organización se estén aplicando realmente en las condiciones de trabajo.
En esta guía explicamos cómo realizar una auditoría del SG-SST paso a paso, qué aspectos deben evaluarse, qué documentos y evidencias pueden solicitarse, cómo clasificar los hallazgos y qué debe contener el informe final.
1. Planeación de la auditoría al Sistema de Gestión
- Establecer los objetivos de la auditoría: Definir qué se busca comprobar con la auditoría. El objetivo puede estar orientado a verificar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables, determinar el nivel de implementación del SG-SST, evaluar la eficacia de los controles establecidos, identificar incumplimientos y detectar oportunidades de mejora.
- Determinar el alcance: Establecer claramente qué procesos, áreas, sedes, actividades, trabajadores, contratistas y requisitos serán incluidos en la auditoría. Un alcance bien definido evita omisiones y permite concentrar los recursos en los aspectos más relevantes del sistema.
- Definir los criterios de auditoría: Determinar los requisitos frente a los cuales se realizará la evaluación. Estos pueden incluir la legislación colombiana aplicable al SG-SST, el Decreto 1072 de 2015, la Resolución 0312 de 2019, procedimientos internos, políticas de la organización y, cuando corresponda, estándares como ISO 45001. Los criterios deben establecerse antes de iniciar la auditoría para garantizar una evaluación objetiva y trazable.
- Conformar el equipo auditor: Seleccionar auditores que cuenten con las competencias, conocimientos y experiencia necesarios en Seguridad y Salud en el Trabajo y en procesos de auditoría. Cuando la auditoría sea realizada por personal interno, debe garantizarse la independencia frente al proceso o actividad que se está evaluando, evitando que una persona audite su propio trabajo.
- Elaborar el cronograma de auditoría: Definir las fechas, horarios y duración de cada actividad, incluyendo reuniones de apertura y cierre, revisión documental, entrevistas, inspecciones, recopilación de evidencias y elaboración del informe. El cronograma debe comunicarse previamente a los responsables de las áreas involucradas.
- Preparar las listas de verificación: Diseñar herramientas de evaluación alineadas con los objetivos, alcance y criterios definidos. Las listas pueden incluir requisitos legales, estándares mínimos, procedimientos internos, controles operacionales, gestión de riesgos, capacitación, investigación de accidentes, indicadores y demás componentes aplicables al SG-SST.
- Definir la metodología de evaluación: Establecer cómo se recopilará y verificará la información durante la auditoría. Esto puede incluir revisión de documentos y registros, entrevistas con trabajadores y responsables del sistema, observación directa de las actividades, inspecciones de las instalaciones y verificación de evidencias.
- Definir los responsables y canales de comunicación: Determinar quiénes serán los responsables de facilitar documentos, acompañar las visitas, atender entrevistas y proporcionar información durante la auditoría. También es conveniente establecer previamente cómo se comunicarán los hallazgos y resultados.
Una planificación adecuada permite que la auditoría no se convierta simplemente en una revisión de documentos. El propósito es comparar lo establecido en el SG-SST con lo que realmente ocurre en la organización, identificar brechas y generar información útil para implementar acciones correctivas y de mejora.
2. Revisión documental
- Verificar la documentación del SG-SST, incluyendo:
- Políticas
- Matrices
- Planes
- Programas
- Procedimientos
- Registros de incidentes, accidentes y enfermedades laborales.
- Inspecciones y evaluaciones anteriores.
3. Fase de auditoría en campo
- Entrevistas con colaboradores y responsables del SG-SST: Verificar el conocimiento y aplicación de las políticas y procedimientos.
- Inspección de instalaciones y equipos: Evaluar las condiciones de seguridad, equipos de protección personal (EPP) y medidas de prevención de riesgos.
- Observación de procesos y actividades: Verificar condiciones seguras y buenas prácticas.
- Revisión de registros y evidencias: Revalidar el desarrollo documentas con lo observado en el campo.
- Determinación de hallazgos: registrar los hallazgos en conformidades, oportunidades de mejora y no conformidades.
4. Reunión de cierre y retroalimentación
- Exponer los hallazgos a la gerencia y responsables del SG-SST.
- Explicar las no conformidades y su impacto.
5. Consolidación de la información y elaboración de informe de auditoría
- Realizar un análisis de la totalidad de la información recopilada y los hallazgos previamente identificados.
- El informe de auditoría podría contener:
- Introducción y objetivos de la auditoría.
- Metodología utilizada.
- Resumen de hallazgos.
- No conformidades y oportunidades de mejora.
- Recomendaciones y plan de acción.
- Conclusiones y cumplimiento general del SG-SST.
Realizar una auditoría del SG-SST de al menos de manera anual garantiza la mejora continua del sistema y el cumplimiento normativo, reduciendo riesgos e impulsando el cuidado de los colaboradores.
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En AMET Soluciones podemos acompañar el proceso de auditoría, identificación de hallazgos y definición de acciones de mejora para fortalecer el cumplimiento del SG-SST.
